انواع سند در قوانین مدنی و ثبت، به دو دسته زیر تقسیم می شوند:
زمانی که تنظیم سند در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی انجام شده باشد، با این شرط که کسی که سند را تنظیم کرده، صلاحیت داشته باشد و همچنین تنظیم و ثبت سند بر اساس مقررات قانونی صورت گرفته باشد، به آن سند رسمی می گویند.
سند عادی به سندی گفته می شود که یکی از مامورین رسمی تنظیم اسناد، آن را تهیه کرده باشد؛ ولی مامور گفته شده برای تنظیم سند صلاحیت نداشته باشد و مورد تایید نباشد و یا ترتیبات مقرره قانونی در تنظیم سند نکرده باشد. سند مزبور در شرایطی که دارای امضا یا مهر طرفین باشد، عادی است.
اما اگر سند فاقد امضا یا مهر طرفین را باشد، مهم نیست چه کسی آن را تنظیم کرده، در هر صورت ارزشی ندارد و حتی سند عادی هم به شمار نمی آید. به این خاطر که سند مالکیت ملک مشاع که در اداره ثبت اسناد و املاک ثبت می شود، بنا به قانون مدنی یک سند رسمی است اما بر اساس قانون ثبت، سند رسمی به حساب نمی آید.
بدون حکم دادگاه، سند رسمی قانون ثبت قابلیت اجرا دارد و در صورت بروز اختلاف و اشکال در تنظیم آن، در اداره کل امور اسناد سازمان ثبت یا در هیئت نظارت و شورای عالی ثبت اعلام می شود. اگر سایر مامورین دولت به تنظیم سند رسمی قانون مدنی بپردازند، نمی توان سند را در هیئت نظارت یا لازم الاجرا مطرح کرد.
مبنی بر تعریف قانون مدنی، سند مالکیت جزو اسناد رسمی و همین طور مهم ترین اسناد است؛ به این دلیل که برای همه افراد اعتبار خاصی دارد و لازم است همه ی مقامات رسمی نیز آن را معتبر بدانند. اما به آن در عرف ثبت سند رسمی گفته نمی شود و سند مالکیت نام دارد. به همین علت سند مالکیت دارای اثر خاص سند رسمی که همان لازم الاجرا بودن آن بدون حکم دادگاه است، نمی باشد. به طور فرضی نمی توان با ارائه سند مالکیت، به صدور اجرائیه تخلیه ملک یا خلع ید پرداخت.
در زمینه فروش و انتقال ملک مشاع دو موضوع برای رسیدگی و بررسی وجود دارد:
مطابق ماده 114 آیین نامه قانون ثبت، هر گاه برای ملک مشاع از طرف چند نفر درخواست ثبت شده و قبل از ثبت ملک به یک نفر منتقل شود، با تذکر به اسامی متقاضیانی که ملک به نام آن ها آگهی شده و انتقال داده اند، به نام منتقل الیه در یک جا ثبت شده و سند مالکیت تمام ملک صادر می گردد.
ماده 11 آیین نامه قانون ثبت بیان می دارد: هر گاه ملک مشاع در نتیجه انتقالات به یک نفر منتقل شود، اسناد مالکیت قبلی باطل و سند مالکیت جدید صادر می شود. و بر اساس ماده 583 قانون مدنی، هریک از شرکا می تواند بدون رضایت شرکا دیگر سهم خود را به صورت جزیی یا کلا به شخص ثالثی منتقل نماید. همچنین با استناد از ماده 104 آیین نامه قانون ثبت، موقع انتقال تمام یا قسمتی از ملک ثبت شده و یا واگذاری حقی نسبت به عین ملک سند معامله در دفتر اسناد رسمی ثبت و خلاصه آن در دفتر املاک زیر ثبت ملک ثبت می شود.
اگر شرکای ملک مشاع تمایل داشته باشند که یک وکیل متخصص و باتجربه اقدام به فروش ملک برای آن ها کند، به این علت که تمامی شرکا حتی اگر سهم کمی را در ملک داشته باشند، مالک به حساب می آیند، ضروری است که همه آن ها به وکیل فروش ملک مشاع وکالت دهند. دقت شود مقدار و میزان سهم هر شریک، تفاوتی در روند موضوع ایجاد نخواهد کرد و حتی اگر یک نفر به وکالت دادن رضایت نداشته باشد، این اقدام باطل است.
این نکته قابل توجه است که همواره توصیه شده که کلیه فعالیت ها و اقدامات مربوط به ملک مشاع، با عنایت به قوانین و راه کارهای مختلف موجود در این مسئله، به وسیله وکیل خوب و باتجربه انجام شود.
برخی از دعاوی مربوط به ملک مشاع مالی و برخی دیگر غیر مالی می باشد.
تمام موارد بالا در صورتی که مالکیت مورد اختلاف نباشد، غیر مالی به حساب می آید.
بعضی از اصطلاحاتی که از طرف خواهان در دادخواست بیان می شوند:
زمانی که شخصی به استفاده از مال فرد دیگری بپردازد و در اصطلاح منتفع شود و از این موضوع سود ببرد و همچنین عین مال دست نخورده باقی مانده باشد، باید آن چه را که برای اجرت منافع صرف شده است را به صاحب مال مذکور بدهد. به این مبلغ، اجرت المثل می گویند. اگر استفاده مزبور با اذن و اجازه مالک باشد یا نباشد، در اصل این قضیه تغییری ایجاد نمی کند.
لازم به ذکر است پرداخت کردن اجرت المثل مشروط به این است که برای مدت زمانی که شخص منتفع می باشد، مال اجاره ای میان طرفین وجود نداشته باشد. چرا که می بایست در این شرایط اجرت المسمی پرداخت شود. اجرت ذکر شده در عقد اجاره، اجرت المسمی نام دارد.
پرداخت تضامنی یعنی اگر مبلغ توسط هر یک متصرفین پرداخت نشود، بقیه متصرفان عدوانی برای پرداخت آن ضامن می باشند.
تصرف که همچنین از آن با عبارت ید نام برده می شود، به معنای سلطه و اقتدار یک فرد بر یک مال می باشد، چه به طور مستقیم و چه غیر مستقیم.
معنای لغوی عدوان، ظلم و ستم آشکار و یا فعل یا ترک فعل قابل نکوهش است که بر ضد قانون، عرف یا عقل سلیم باشد.
به طور کلی خروج مال از تصرف مالک یا قائم مقام قانونی وی بدون رضایت او و یا بدون مجوز قانونی، تصرف عدوانی نامیده می شود. تحقق عدوان مشروط بر رضایت نداشتن مالک یا نبود اذن قانونی اش است.